I report aziendali sono essenziali nella strategia di un’azienda. La mole di dati prodotta infatti, per essere interpretata nel modo più utile al business, ha bisogno di essere raccolta, organizzata e poi elaborata. I sistemi di controllo di gestione, ad esempio le soluzioni esposte su Dialog.it, aiutano molto in questo, ma è fondamentale saper usare i software in maniera avanzata per estrapolare le informazioni che ci occorrono. Come si realizza dunque un report aziendale? Ovviamente evitando di commettere gli errori più comuni. Vediamo insieme come evitarli per raggiungere il risultato prefissato.
Non curare il titolo
Partiamo dall’inizio. Un titolo chiaro è fondamentale per far comprendere l’obiettivo del report e lo rende anche facile da ritrovare quando si presentano report più corposi con più argomenti.
Consente di dare subito un’impressione di professionalità
Utilizzare i numeri decimali
I centesimi in una strategia aziendale, secondo voi sono utili? Assolutamente no. Evitate allora di riportare accanto alle cifre i centesimi, perché deviano dalle cifre importanti.
Inserire tutti i dati
Il report dev’essere immediato e arrivare subito al punto. Eliminate tutti i dati che non sono parlanti, ossia che non aggiungono nulla all’obiettivo che desiderate raggiungere.
Minare la leggibilità
Il nostro cervello opera in maniera molto meccanica ed è abituato a leggere la scrittura da sinistra a destra e i numeri da destra a sinistra. Non invertite questa disposizione, così eviterete alle persone che leggono di stancare la vista e deconcentrarsi.
Non inserire troppi dettagli
Il report aziendale è uno strumento di sintesi. Non è importante scrivere il processo che ha portato a specifiche valutazioni. Basterà inserire il succo di quanto avete raccolto. È importante quindi arrivare al punto senza inserire troppi dettagli e lavorare su una scrittura efficace.
Non citare le fonti
Abbiamo detto che il documento dev’essere un compendio delle ricerche effettuate e quindi i testi devono essere incisivi e non eccessivi. Per dare però autorevolezza all’indagine, è essenziale citare le fonti, almeno le più importanti.
Assenza di una scaletta di argomenti
Prima di effettuare la stesura definitiva del report, organizzate gli argomenti secondo un ordine logico. Questo faciliterà sia la vostra esposizione sia la lettura, con un processo di acquisizione dati lineare.
Utilizzare termini troppo tecnici
In una relazione aziendale non inserite i tecnicismi. La platea che ascolta o che legge non è così preparata da cogliere nell’immediato il significato di termini settoriali. Adattate il testo al lettore e, nei punti in cui è necessario inserire il termine tecnico, supportatelo con una descrizione del significato, così da aiutarlo nella comprensione.Non inserire immagini
Capita spesso di vedere report senza immagini o grafici. È un grosso errore perchè appesantisce il testo e rende più faticosa la lettura. Utilizzare foto e schemi per condensare i concetti che descrivete, così da dare un supporto visivo al lettore che così comprende subito le vostre conclusioni in merito al paragrafo che sta leggendo.
Non inserire una conclusione
Non lasciate mai il report senza una conclusione. Sarebbe come lasciare il lavoro incompiuto e ne paghereste le conseguenze in validità. È molto importante invece dare un’opinione e trarre delle conclusioni, anche per guidare gli ascoltatori nella scelta finale.