Le aziende europee devono ridurre le inefficienze causate dalle procedure manuali

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produttivitàSono molte le aziende europee che hanno già iniziato araccogliere i primi benefici dal passaggiodalle obsoleteoperazioni manualia quelle automatizzate. Tutti sanno chei processi manuali rappresentano un mododi lavorare lento, complicatoesoggetto aerrori umani. Lexmarkha recentementecondotto un sondaggiosui dipendenti delle aziendedi tutta Europa per far luce proprio su questo genere diinefficienze. Lo studio dimostra che le struttureancoralegate alle procedure manualidevono necessariamente iniziare a valutare seriamente i vantaggi che si possono ottenere con l’adozione di soluzioni automatizzate.

Le lungaggini e la predisposizione agli errori rendono iprocessi manualicostosiper due motivi: da un lato vi è un inutile spreco di tempoda parte del personale e, dall’altro, la perdita di denaro derivante, per esempio, dalla duplicazione dei pagamenti.

A tal proposito, la survey ha rivelato che addirittura 2/3 degli intervistati ha assistito a una situazione in cui l’errore manuale ha causato costi per l’azienda.

La situazione economica di oggi ci ha reso tutti più esigenti e abituati ai tempi rapidi dell’era digitale. Clienti e partner si aspettano risposte sempre più tempestive. La nostra ricerca ha dimostrato che i dipendenti, per facilitare le loro mansioni quotidiane, vorrebbero procedure più snelle e veloci, data la comprovata inefficienza dei processi manuali. Alla domanda “Qual è la più grande difficoltà che riscontri nelle operazioni amministrative manuali?” il 50% ha risposto che richiedono troppo tempo.

Questo porta a una sola conclusione: le aziende che non ottimizzano i processi per assicurare una migliore efficienza, aumentano i rischi di perdita di tempo e denaro, gravando sul personale con compiti di routine assolutamente inutili e time consuming.

Ci sono molti modi per migliorare l’efficienza dei processi di business: il passaggio ai processi automatizzati è il primo passo in questa direzione. Un approccio automatizzato si traduce nella riduzione dei costi e del carico di lavoro dei dipendenti che, una volta liberati da queste pratiche amministrative manuali, possono concentrarsi esclusivamente sui loro compiti principali. La nostra esperienza dimostra che l’automazione fa crollare nettamente le percentuali di errore, addirittura tra l’80% e il 100%. Inoltre, l’investimento iniziale degli strumenti di automazione non è mai superiore all’importo che si può risparmiare in un anno grazie alla loro introduzione, garantendo notevoli risparmi negli anni successivi.

Uno dei più grandi vantaggi derivanti dall’automatizzazione è la semplificazione nell’accesso e nella fruizione di quella che è considerata la fonte più importante dell’organizzazione: i dati aziendali, essenziali in tutte le attività che hanno lo scopo di far crescere il business. I dati digitalizzati che vengono archiviati e indicizzati in modo efficace – e resi facilmente accessibili alle parti interessate – garantiscono maggiore produttività.

Ad esempio, immaginate di eseguire la scansione di una fattura o di un modulo di apertura di un conto, in modo che i dettagli dell’operazione vengano catturati automaticamente in un formato strutturato, trasferiti ai processi di business e memorizzati nel sistema aziendale. La visibilità di tali informazioni all’interno dell’azienda viene notevolmente migliorata.

Esistonosoluzioni software“intelligenti”che aumentanoil livellodi precisione delle procedure di automatizzazione, consentendo l’estrazioneaccurata deidati da documenticartacei.

Adesempio, queste soluzioni sonoin grado di riconoscerese un documentoèuna fatturaoun modulo di domanda. Indipendentemente dagli errori di ortografia o da dove si trovi l’informazioneall’interno del testo,la soluzione èin grado di identificaree catturarele informazioni rilevanti ad esempio, il numero di fatturao i dettagli del fornitoreda elaborare e schedare all’interno del sistema. Ilsoftware,durantelafase di lavorazione,apprende informazioni daciascun documento in modo da essere in grado, anche in futuro, diriconoscerle e utilizzarle.

Inoltre, anche tutte le operazioni successive possono essere eseguite in minor tempo rispetto a quando i dati vengono inseriti manualmente. In questo ultimo caso, infatti, il data entry richiede un lavoro di giorni e settimane che, in caso di digitalizzazione del sistema, può avvenire in poche ore.

Si possono ottenere grandi vantaggi dalleapplicazioni che evitano i ritardi consentendo l’accesso ai documentigiusti almomento giusto, tra cui per esempio documenti aziendali della sede centrale, fatture attive o passive, documenti postali e ordini. Inoltre, i dipendenti possono essere molto più produttivi da un lato, massimizzando il numero di operazioni eseguite durante la giornata lavorativa e dall’altro liberando tempo prezioso da destinare a mansioni più importanti.

Spingere laperformance finanziariaè la priorità assolutanel mondo degli affari. Quando si tratta difattori di crescita, sono le personee le attività svolte che permettono alle aziendedi andare avanti e migliorarsi.Per evitare di restare indietroè fondamentaleche i corretti processidi businesssiano in grado di mantenere l’efficienza– sia del personale che delle attività –e mantenere bassii costi operativi.

Oggi, la tecnologiadi imagingsi concentra proprio su questo. Affinae automatizzaiprocessi manualiche causanocolli di bottiglia eimproduttivitàdei dipendenti. Integrandola con soluzioni adeguate di gestione dei contenuti, essa favorisce l’efficienzaall’interno delle impreseattraversoflussi di lavoro potenziati.

I risultatidell’indagine mostrano chele inefficienzedei processimanualirappresentano un campanellod’allarme perle aziende che dovrebbero comprendere il ruolo fondamentale della tecnologianel raggiungimento del successo.

Per le aziende, quale potrebbe essere il miglior risultato se non quello di soddisfare le esigenze di dipendenti, clienti e partner, facendo al tempo stesso crescere il business?

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