Quando si parla di controllo di gestione, si intende un sistema completo fondato su specifiche attività, strumenti e tecnologie integrate. L’obiettivo di questo processo è quello di consentire alle aziende di monitorare costantemente le proprie performance aziendali, andando a individuare scostamenti, prevenirli e correggerli, per raggiungere gli obiettivi strategici prefissati.
I sistemi di controllo di gestione sono ormai obbligatori per tutte le imprese a partire dal 2019 (a parte le ditte individuali) e forniscono strumenti e metodologie necessarie per soddisfare i requisiti normativi e raggiungere una gestione aziendale ottimale.
Le principali fasi del processo di controllo di gestione
Il controllo di gestione si articola in un ciclo continuo composto principalmente da quattro fasi principali.
Si parte dalla pianificazione, necessaria per definire gli obiettivi strategici a breve, medio e lungo termine e per impostare budget, previsione delle vendite, allocazione delle risorse e scelta dei KPI. Si passa poi alla fase di esecuzione, che ha il compito di implementare efficacemente le attività previste, coordinando le diverse funzioni aziendali per operare al meglio nella direzione prefissata.
C’è poi il monitoraggio e controllo, utile a raccogliere i dati (KPI), confrontare dati effettivi e previsioni e analizzare eventuali scostamenti, così da attivare azioni correttive tempestive. Infine, l’ultima fase prevede la valutazione e il reporting, con l’analisi dei risultati rispetto agli obiettivi e la presentazione di report dettagliati per il management, con feedback utili per i passi successivi.
I principali strumenti del processo di controllo di gestione
Un sistema di controllo di gestione ben strutturato si avvale di strumenti consolidati che facilitano ogni fase del processo.
Tra questi, i principali sono il budgeting, utile a creare una previsione documentata di entrate, uscite e investimenti e la contabilità analitica (o gestionale), per identificare costi specifici per prodotto, servizio o progetto.
Essenziale anche servirsi dell’analisi degli scostamenti, per confrontare i dati reali con quelli di budget e il reporting strutturato, che consente di trasformare i numeri in report chiari, leggibili e tempestivi.
C’è poi il balanced scorecard, che valuta la performance aziendale su più dimensioni (finanziaria, clienti, processi, apprendimento) e, negli ultimi anni, l’Intelligenza Artificiale, che ha portato una svolta nei sistemi di controllo di gestione.
L’IA assicura infatti l’automatizzazione della raccolta dati, analisi in tempo reale, riduzione degli errori umani, eliminazione delle attività ripetitive, creazione di report con dashboard interattive, accessibili in cloud e sempre aggiornate e la generazione di previsioni accurate e suggerimenti operativi.
I principali sistemi per il controllo di gestione
Un sistema di controllo di gestione efficiente richiede una solida combinazione di struttura, processi e strumenti e si basa su tre elementi principali.
- Struttura organizzativa capace di definire ruoli, responsabilità e flussi informativi;
- Processi robusti in grado di raccogliere dati, analisi e reporting chiari, codificati e replicabili;
- Tecnologia avanzata: i software gestionali devono garantire automazione, accuratezza e tempestività nella gestione dei dati per assicurare il successo di un’Azienda nel mondo del lavoro moderno.
Tutto questo si traduce nella massima ottimizzazione delle risorse e riduzione degli sprechi, in un significativo miglioramento della redditività e della competitività e nella totale trasparenza, tempestività e capacità decisionale.